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【コラム】

メンタルアップコミュニケーション 人が辞めない職場づくり

日本メンタルアップ支援機構代表理事の大野萌子氏による連載。職場におけるコミュニケーションの注意点や、ストレスマネジメントの方法など、健やかに毎日を過ごすヒントを紹介しています。
コラム2020.03.31

Vol.8 メールで相手のやる気をそがないために


2020年4月号

 

 

便利なメールの問題点

 

いまや、連絡事項はもとより、指示出しや進捗の確認もメールなどの文字メッセージツールを使用している職場は少なくないかと思います。相手の時間を拘束せずに済むことや、こちらの都合で対応できる便利かつ気軽なツールとなっていますが、それ故に、やりとり次第で相手との関係が大きく変わることがあります。

 

基本的に文字のみのツールなので細かいニュアンスが伝わりづらいことや、相手の反応を見ながら話を展開できないこと、小さなずれを修正しながらやりとりできないことが問題点として挙げられます。要するに送信者の一方的なメッセージとなる要素が強いのです。

 

とはいえ、丁寧な表現にこだわると回りくどく長い文章になりがちで、肝心なことが伝わりにくくなってしまいます。また、メールは開封した時の相手の状況によって、印象が左右されるという不安定要素を含みます。いつも相手が時間のある穏やかな状態とは限らず、忙しい時、焦っている時、何かにいら立っている時もあります。だからこそ、メールにはどんな状況下にあっても、適切にやりとりできる内容が求められます。

 

受け取る相手の心理状況に、メールの印象を左右されないためには、相手を尊重し、不快感を抱かせない内容にすることが大切です。また、相手に余裕がない時でも明確に理解できるよう、分かりやすく簡潔な文章を目指すことも重要です。今回は、メールをやりとりする時のポイントについて、お伝えしたいと思います。

 

 

誤解を生む表現は避ける

 

メールの文頭で、「例の件ですが」「先日の件」などと書き始めてはいませんか。相手はあなたとだけやりとりしているわけではありません。多くの案件を抱えている方も少なくないでしょう。少し時間がたっている案件だと、先述したような文言で書かれても何のことか分からない可能性があります。

 

また、「前回と同じ対応で」とか「昨年と同じなので詳細は割愛します」などもしかりです。立場が上になればなるほど自分への存在意識が強く、「多くを言わなくとも自分の意向は相手に通じる」「同じ業務に携わっているのだから、当然分かっているだろう」と思う傾向があります。しかし、そのように都合よく以心伝心できることはそうそうありません。

 

自分が分かっている事象に対して、相手もそれが当然としてしまう関わりは相手に負担をかけます。相手が部下であれば「上司だから」と聞くことを遠慮し、あなたが「当然」としている事柄について過去のデータや記録を探すなど、多くの手間と時間をかけるでしょう。また、部下も「昨年同様ですね」と返しておきながら全然違う案件と混同して処理するなど、トラブルにつながりかねません。1から10まで詳細に説明せずとも、具体性をもたせた案件内容や資料のタイトルなどをメールに明記し、誤解を生む表現を避けることが大切です。

 

加えて、「なるべく早く」というような文言は、期日が具体的に分からず、どの程度急ぎの用件なのか判断に困ります。優先順位を決めるときに判断に迷ったり、反対に「なるべく」だから急がなくていいのではないかと認識されてしまうことがあったりします。相手に分かりやすいよう、明確に期日や時間を区切ることも大切です。

 

 

 

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